L’entretien d’évaluation : véritable acte de management
Manager
depuis une « tour d’ivoire » peut être dangereux. L’entretien
d’évaluation permet à l’EC d’avoir un échange privilégié avec ses
collaborateurs, en offrant la possibilité de faire ensemble le point sur
l’année écoulée, la réalisation des objectifs qui avaient été fixés.
Durant cet
entretien, une projection vers l’année à venir est faite, en permettant à l’EC
de fixer de nouveaux objectifs et recueillir auprès des collaborateurs leurs
besoins en termes de formation.
Cet entretien va
être l’occasion pour les collaborateurs d’exprimer leurs attentes vis-à-vis
d’évolution de poste, de rémunération, leurs craintes et leurs souhaits divers.
Les entretiens annuels vont également
permettre d’apprécier les compétences
des collaborateurs à travers l’analyse de la réalisation des objectifs qui
avaient été fixés.
Enfin, dialoguer avec ses collaborateurs va
permettre au manager d’apprécier le
climat social du cabinet et voir le niveau de satisfaction ou de stress
des collaborateurs.
D’après une enquête réalisée en 2012, 72 % des cabinets
d’expertise-comptable interrogés (1000)
réalisent des entretiens avec leurs collaborateurs. Selon la taille
des cabinets, nous pouvons constater certaines disparités.
Connaitre les attentes et les craintes de ses collaborateurs
C omme tout acte de communication, l’entretien d’évaluation constitue un
échange et un lieu d’expression autant pour le collaborateur que pour l’EC. C’est
le moment opportun pour que le collaborateur puisse exposer ses craintes et ses
attentes.
Toutefois, le
lien de subordination, le contexte, le manque de confiance en soi, la peur de
vexer ou se faire mal voir peut rendre difficile l’expression par le
collaborateur de ses craintes et de ses attentes. L’EC doit rendre acteur le
collaborateur et en aucun cas le plaçait en simple « spectateur ». Il
doit susciter un climat de confiance et d’écoute.
L’EC qui encadre
une équipe importante (plus de 8 collaborateurs) ne peut pas connaitre
l’ensemble de ces collaborateurs.
Aussi,
l’entretien doit être préparé au préalable par chacune des parties et afin de
ne rien oublier, il peut être judicieux
d’envoyer à chacun d’entre eux quelque temps auparavant une fiche
d’auto-évaluation (cf. Fiche-outil 5 Auto-évaluation des compétences »)
et questionnaire permettant de recueillir l’ensemble de leurs attentes sur
différents points.
Les attentes des
collaborateurs peuvent être diverses et variées:
- Attente de
reconnaissance et de valorisation (notamment
à travers une revalorisation de poste ou de salaire)
- Attente de
responsabilisation (que l’EC notamment lui confie des dossiers plus techniques)
- Souhait de
suivre une formation particulière
- Souhait de
modifier certains termes du contrat de travail (passage en temps plein...)
Les craintes des
collaborateurs sont liées à la peur de recevoir des reproches ou de ne pas être
reconnu, entendu.
Afin de satisfaire le besoin
d’estime et de considération de ses collaborateurs, l’EC doit montrer son
intérêt à apporter une réponse à leurs attentes et doit donc les noter en vu de leur traitement. Sachant, que
le traitement des attentes conditionnera la perception qu’auront les
collaborateurs du résultat, des effets de l’entretien et du niveau de confiance
envers leurs supérieurs hiérarchiques. Toute remarque, conseil même dite de
façon désagréable reste un conseil et pourra être constructif pour le cabinet,
dans la mesure où il peut mettre en évidence un dysfonctionnement de celui-ci à
améliorer.
Les sujets qu'il faut aborder
L’entretien va
permettre de faire le bilan de l’année
écoulée, de faire le point sur l’accomplissement des objectifs fixés et des problèmes rencontrés.
Il est conseillé
de récupérer le compte-rendu de l’entretien d’évaluation de l’année dernière.
L’EC doit être s’efforcer d’être concret en s’appuyant sur des situations
observables, preuves probantes et ne pas s’appuyer sur des « on dit »
ou autres rumeurs. La critique doit porter sur le travail et non sur l’homme.
La définition
des nouveaux objectifs est un moment clé de l'entretien. L’EC ne doit pas
hésiter à rentrer dans le détail de la réalisation de ces objectifs notamment
en termes de délai de mise en œuvre, des moyens mis à disposition, de critères
d'évaluation.
En effet, des
objectifs mal définis initialement seront une source d'opposition l'année
suivante, au moment du bilan et diminuent la productivité des collaborateurs.
Les sujets qu'il faut éviter
L’entretien
d’évaluation est avant tout axé sur la performance, car sont analysés la
réalisation des objectifs qui étaient établis et sont fixés les nouveaux.
L'entretien d'évaluation ne doit pas être troublé
par des négociations sur le salaire ou une promotion. En revanche, il est important d’informer dès le
départ que ces questions ne seront pas abordées lors de l'entretien.
Ne pas négocier
ne veut pas dire occulter la question. Il faut s’attendre à ce que le
collaborateur profite de cette occasion pour faire passer le message qu’il
souhaiterait bénéficier d’une augmentation de salaire. L’EC doit montrer qu’il
a compris son message mais il doit
revenir aussitôt sur le centre du sujet, à savoir l’évaluation du
collaborateur.
Toutefois, lorsque l’EC présentera les
objectifs à atteindre pour l’année à venir, il peut être opportun d’aborder la
question d'une éventuelle motivation financière qui leur serait associée ou une
potentielle promotion professionnelle.
L’échange doit
rester seulement professionnel et aucun sujet affectif ne devrait être abordé
dans la théorie afin que l’entretien reste constructif mais l’entretien est
souvent l’occasion pour le collaborateur de « vider son sac »
lorsqu’il fait part de ses attentes et de ses craintes.
Le moment opportun pour communiquer avec son collaborateur
Il est
difficile pour l’EC de trouver un moment
de communication efficace avec les collaborateurs dans les urgences du
quotidien. Aussi, l’entretien d’évaluation est l’occasion privilégiée pour permettre
cette communication. Il faut mener le
collaborateur à s’exprimer sans censure, à s’auto-évaluer et accepter
le feedback positif et négatif. Le contexte doit favoriser la
communication, aussi, il est recommandé d’organiser l’entretien dans un endroit
calme, loin des ordinateurs et des téléphones portables et de prendre le temps
de nécessaire pour faire l’entretien (minimum 1 heure). Il est évident que ce
dernier et entretien sera organisé en période calme, hors période fiscale.
Un certain
nombre de documents doivent servir de
trame au dialogue tels: l’évaluation de l’année antérieure, l’historique
de la formation du collaborateur (curriculum vitae, points forts constatés…), le
recueil des éléments majeurs de l’année écoulée (résultats économiques du
cabinet ou du portefeuille-clients, les objectifs de l’année en cours à
évaluer, activités en essor, des missions particulières réalisées…) , l’ensemble
des renseignements administratifs et juridiques du collaborateur (contrat de
travail avec avenant, dossier personnel…), la grille d’auto-évaluation (cf. fiche-outil 5« Auto-évaluation des compétences »).
L’EC mène
l’entretien et doit poser des questions ouvertes.
Il est essentiel
d’exposer le déroulement de l’entretien : le bilan de l’année écoulée, la
fixation des nouveaux objectifs et toujours laisser la place à d’éventuelles
remarques.
Le fait majeur est de se mettre d'accord
initialement sur les points qui seront abordés et ceux qui ne le seront pas,
pour éviter les désillusions et les risques de conflits.
Ensuite, tout au long de l'entretien, le principe
est de donner la parole en premier au collaborateur. L’EC peut ensuite
rebondir, confirmer, ajouter des points. Cela permet un échange plus ouvert que
si l’EC exprimait immédiatement son point de vue. La reformulation peut
permettre d’éviter les malentendus et les non dits : « si j’ai bien
compris vous faites référence à ce dossier ? ».
Pour la mise au point sur les
« contre-performances », il est conseillé que ce soit le collaborateur qui s'exprime en premier. En
fonction de son profil, l’EC parlera de "points à améliorer" et non
pas de « fautes », « d’erreurs », de
« problèmes ».
Dans l’hypothèse où le collaborateur
parte dans une justification sans fin de ses mauvais résultats, notamment la faute à tel collègue, telle
absence de moyens ou telle donnée conjoncturelle, il est recommandé de mettre
fin à ce dialogue et tâcher de revenir sur le débat central : l’évaluation
et la performance professionnelles et tâcher de chercher ensemble des solutions.
En cas de réticence ou de passivité avérée de la part du collaborateur à
l’entretien d’évaluation, l’EC doit lui expliquer clairement les enjeux de celui-ci
en lui exposant la finalité de ce dernier, l’évolution professionnelle.
[1 Résultats de l’enquête « Gestion des Cabinets
d’expertise-comptable » menée par TNS Sofres à la demande de
l’Observatoire de la Profession du CSOEC en
juillet 2012.
