Qu'est ce qu'un besoin de formation?
Un besoin de formation naît d’un écart entre des
compétences acquises et des compétences requises.
3 types de besoin de formation peuvent être distingués : les besoins personnels, les
besoins individuels et les besoins collectifs:
Les besoins personnels ne sont pas en
lien avec la fonction que le
collaborateur occupe et correspondent à un désir de développement personnel
sans liaison avec les objectifs du cabinet.
Les besoins individuels sont en lien direct
avec le poste occupé et correspondent à la volonté des collaborateurs d’avoir
une meilleure adaptation à leur fonction occupée, d’une préparation à des
changements dans sa fonction ou d’un changement de fonction dans le cabinet
prévu avec sa hiérarchie.
Enfin, les besoins collectifs concernent un groupe
de personnes, d’un service (exemple : le service social du cabinet), d’un
poste donné (les chefs de mission). Un besoin de formation est collectif
lorsqu’il est émis par un groupe de travail et lorsque des besoins individuels
sont convergents
Une action
de formation se peut se faire soit à
l’initiative du collaborateur soit à l’initiative du cabinet :
●
A
l’initiative du collaborateur :
Le collaborateur
a un objectif personnel qu’il souhaite
atteindre et la formation semble le moyen le plus approprié pour y parvenir.
Toutefois, cela demande au collaborateur de réfléchir à la fois sur ces compétences acquises mais
aussi celles à améliorer en fonction notamment de ses souhaits d’évolution
professionnelle.
Bien entendu,
l’objectif présentera une relation plus ou moins directe avec le cabinet ou
avec le poste de travail occupé.
●A
l’initiative du cabinet:
Les
actions de formation sur l’initiative de l’entreprise correspondent aux actions
figurant au plan de formation du cabinet par décision de la direction du
cabinet, auxquelles s’ajoutent celles
qui, partant de l’initiative des collaborateurs ont été acceptées.
La difficulté
repose sur le fait que l’EC doit identifier les domaines de compétence de son
collaborateur mais également les axes d’amélioration. Les cabinets d’une taille
conséquente délèguent cette mission au service ressources humaines ou
formation. Si la taille du cabinet ne permet pas au « responsable
ressources humaines » ou « responsable formation » de tout
gérer, l’assistance des directeurs de mission ou chefs d’équipe est recommandée.
La collecte des
besoins de formation inclut les souhaits de la direction du cabinet en termes
d’évolution des compétences, les remontées des chargés de mission et les attentes exprimées par les
collaborateurs.
Préalablement à
l’établissement du plan de formation, le recensement des besoins est une phase importante pour l’efficacité de la formation.
En effet, les futurs formés participeront activement
à la formation uniquement s’ils observent un lien étroit et direct entre
l’action de formation et la réalisation de leurs objectifs professionnels.
▪ Le recensement des besoins individuels et
personnels :
L’entretien
annuel entre le supérieur hiérarchique et le collaborateur est propice à la
présentation par le collaborateur de ses besoins de formation. Toutefois, ce
recensement des besoins de formation correspond à une première approche et en aucun cas une décision définitive. Le
but étant d’analyser au préalable la demande de formation qui émane du
collaborateur par le biais d’une fiche-outil de recueil des besoins de
formation (cf. fiche
outil 1 : « Recueil des besoins individuels de formation »).
Le supérieur hiérarchique et le collaborateur se mettent d’accord sur un énoncé
de problèmes pour les résoudre sous
la forme d’objectifs à atteindre grâce
notamment à des actions de formation.
Les demandes de formation individuelles doivent s’inscrire dans l’orientation générale du
cabinet. En effet Les demandes
individuelles de formation sont parfois refusées pour plusieurs raisons notamment lorsque le
besoin de la formation a été jugé secondaire et non prioritaire, mais aussi
lorsque la formation se révèle trop
onéreuse, trop générale ou trop éloignée d’un domaine technique du cabinet.
Toutefois, lorsqu’un collaborateur demande une formation qui ne parait pas prioritaire aux yeux du manager, cette demande peut être l’expression d’un autre besoin et traduire une attente de reconnaissance et de promotion.
Le défi repose
sur la difficulté du manager à connaitre les motivations réelles du salarié et
arriver à répondre. Bien que l’entretien annuel d’évaluation constitue le
moment opportun pour recueillir les besoins de formation, chaque incident ou
difficulté rencontrée dans le déroulement du travail peut être l’occasion de
faire le point avec les collaborateurs sur leurs besoins. La fiche de besoins peut donc être utilisée
et remplie à tout moment.
▪ Le recensement des besoins collectifs :
Le recensement
des besoins collectifs se fait avec le concours de l’ensemble des acteurs du
cabinet. En effet, le recensement se fait selon une démarche descendante et
ascendante, à tous les niveaux hiérarchiques. En effet, dans un premier temps, la
direction du cabinet, après avoir défini ses orientations, recherche les besoins généraux de formation au niveau du cabinet
(volonté de développer une nouvelle mission ou un nouveau service par exemple)
ainsi que les besoins spécifiques à
chaque service (nouveau logiciel pour le service social du cabinet). Les
responsables des services ou le directeur du cabinet vont communiquer à leurs
collaborateurs les orientations qui les concernent et établir avec eux et en
cohérence avec les orientations du cabinet, un plan d’action permettant
d’atteindre les objectifs. A ce stade, un écart entre les compétences acquises
et les compétences à atteindre peut apparaitre.
Dans un second
temps, les responsables de service ou
d’équipe transmettent le recensement de leurs besoins collectifs à la direction,
qui les hiérarchisera en fonction de niveaux de priorité.
En effet, nous pouvons distinguer 3 niveaux de priorités en termes d’objectifs
de formation :
Niveau 1 :
Objectif prioritaire, indispensable pour la fonction occupée
Niveau 2 :
Formation à entreprendre dans l’année
Niveau 3 :
L’action de formation peut être différée.
Chaque personne
du cabinet, en fonction de son niveau hiérarchique, est acteur dans le
recensement des besoins de formation. La Fiche outil 2 « Type de besoins de
formation à recueillir selon son
grade » de ce
mémoire met en évidence les types de besoins que doit
recueillir l’EC et les collaborateurs en fonction de leurs rôles hiérarchiques dans le cabinet.
